Etusivu » Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Kansainvälinen solidaarisuussäätiö sr (”Säätiö”)

Osoite: Lintulahdenkatu 10, 00500 Helsinki

Puhelin: 010 501 2120

Sähköposti: solidaarisuus@solidaarisuus.fi

Yhteyshenkilö: varainhankinta- ja viestintäjohtaja Matti Ljufström, matti.ljufstrom@solidaarisuus.fi, 040 827 0522.

2. Rekisteröidyt

Tukijarekisterissä (”Rekisteri”) käsitellään Säätiön tukijoiden, entisten tukijoiden sekä Säätiön toiminnasta kiinnostuneiden henkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on

  • Tukijoiden henkilötietojen ajantasainen hallinta lahjoittajasuhteen käynnistämiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi,
  • lahjoittajaviestinnän hoitaminen
  • markkinointitoimenpiteiden kuten suoramarkkinoinnin toteuttaminen sekä
  • päättyneiden lahjoittaja- ja lahjoitustietojen säilytys.

Henkilötietojen käsittely perustuu kuukausilahjoittajien sopimuksen täytäntöönpanoon ja/tai rekisteröidyn suostumukseen

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita lahjoittajasuhteen hoitoon liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn lähiosoite, postinumero ja kotipaikka;
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn puhelinnumero;
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
  • Rekisteröidyn tilaustiedot;
  • Rekisteröidyn toivomat yhteydenpitotavat
  • Rekisteröidyn ilmaisemat markkinointikiellot
  • Rekisteröidyn syntymäaika (vuosi tai syntymäpäivä);
  • Rekisteröidyn tekemien lahjoitusten tiedot, kuten lahjoitussumma, maksupäivämäärä, kirjauspäivä arkistointitunnus,

Näiden lisäksi e-lasku- tai suoramaksutoimeksiannon tehneiltä kuukausilahjoittajilta kerätään ja käsitellään maksuliikenteen hoitamiseen tarvittavia tietoja:

  • kuukausittaisen lahjoituksen summa ja eräpäivä
  • lahjoituskohde
  • tilinumero toimeksiannon tunnistamiseksi ja maksuliikenteen hoitamiseksi.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääasiassa Rekisteröidyiltä itseltään. Osoitetietoja päivitetään Postin osoitepäivityspalvelun kautta säännöllisesti.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Säätiön Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Säätiö perehdyttää työntekijänsä henkilötietojen käsittelyyn ja järjestää käyttäjille säännönmukaisesti koulutuksia henkilötietojen käsittelystä. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja henkilötietojen käyttöä valvotaan. Manuaalista aineistoa säilytetään lukollisessa kaapissa, johon on pääsy ainoastaan työn puolesta olevilla henkilöillä.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää muille palveluntarjoajille Järjestelmän ylläpitämiseksi, henkilötietojen ajantasaisuuden säilyttämiseksi ja muiden toimeksiantojen, kuten suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Säätiö voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Säätiö on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Säätiöön yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kun

  • henkilö lahjoittaa Säätiölle (”Lahjoittaja”)
  • säännöllinen lahjoittaminen perustuu voimassaolevaan sopimukseen kuukausilahjoittamisesta (”Kuukausilahjoittaja”)
  • henkilöllä on rekisteröidyn suostumukseen perustuva voimassa oleva tilaus, esimerkiksi Solidaarisuus-lehti tai sähköinen uutiskirje (”Seuraaja”)
  • Henkilö on ilmaissut kiinnostuksensa tai on osallistunut vapaaehtoistyöhön (”Vapaaehtoinen”)

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään seitsemän vuotta viimeisimmästä lahjoituksesta, mikäli muuta perustetta, kuten tilaustietoa ei ole. Kuukausilahjoittajan maksuliikenteeseen hoitamiseen tarvittavia tietoja (ks. kohta 4) säilytetään myös seitsemän vuotta edellisestä lahjoituksesta. Säilytysaika perustuu kirjanpitolain mukaiseen säilytysaikaan.

Henkilötietoja voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Henkilö voidaan passivoida rekisteristä koska tahansa henkilön niin pyytäessä, jolloin henkilötiedot säilyvät, mutta sopimussuhteet ja suoramarkkinointi päättyy. Rekisteröity voi koska tahansa kieltää suoramarkkinoinnin ilmoittamalla siitä Solidaarisuuden lahjoittajapalveluun.

10. Profilointi

Säätiö voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle kiinnostavampaa sisältöä, esimerkiksi viestejä lahjoituskohteen tai kiinnostuksen mukaan. Profilointia käytetään lahjoittajapalvelun laadun varmistamiseksi, kuten erilaisten liittymis- ja viestien lähettämiseksi.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Säätiölle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa kohtuullisessa ajassa viimeistään kuukauden sisällä:

  •  saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat, Säätiön käsittelemät henkilötiedot;
  •  vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Säätiön oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Säätiölle, Säätiö käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröity voi vapaamuotoisesti esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskevan pyynnön tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Säätiö voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Säätiö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Säätiön tietosuojavastaavalle Matti Ljufströmille osoitteeseen matti.ljufstrom@solidaarisuus.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Kansainvälinen Solidaarisuussäätiö sr
Matti Ljufström
Lintulahdenkatu 10
00500 Helsinki

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön ja henkilötietojen käsittelyprosessien tai tietosisältöjen muuttuessa oleellisesti. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 16.5.2018.